Как внедрить систему автоматизации управления персоналом

Крупным компаниям, имеющим в штате более тысячи сотрудников, автоматизация процессов необходима. Хотя в последнее время средний и малый бизнес часто прибегает к роботам, которые не допускают ошибок, в десятки и сотни раз ускоряют работу. Важно сделать правильный выбор автоматизированной системы управления персоналом исходя из потребностей бизнеса.

Что такое автоматизация управления персоналом

Кадровики и бухгалтеры ежедневно выполняют рутинную работу по подбору персонала, расчету выплат сотрудникам, оценку эффективности их работы. Автоматизированная система управления персоналом — это программа, которая берет на себя часть бизнес-процессов и управляет ими без участия человека.

Для некоторых компаний важно переложить на плечи роботов задачи для подбора специалистов, кому-то нужно оценивать работу менеджеров для увеличения продаж. Высокотехнологичным организациям и тем, кто постоянно ищет новые рынки, нужно постоянное обучение персонала.

Современные платформы позволяют:

• Разработать кадровую стратегию. Работа строится на основании имеющихся внешних и внутренних данных. Например, автоматизируется процесс приема и увольнения специалистов конкретной категории, что позволяет составить статистику по уровню образования, заработной плате. Затем данные сопоставить с показателями на рынке труда в регионе осуществления деятельности по выбранной категории.

• Автоматизировать систему подбора персонала. Подключаются специализированные платформы, где проводят тестирование и сбор анкетных данных.

• Учитывать рабочее время. Автоматизация управления персоналом позволяет контролировать время прибытия и убытия с рабочего места, время на участие в производственной деятельности, рассчитывать временной интервал для проведения определенной ситуации. При помощи собранных данных рассчитываются штрафы и поощрения.

• Помогать в адаптации новичков. Руководители подразделений тратят время на объяснение новым сотрудникам тонкостей и правил. Если рабочее место автоматизировать, новичок сможет самостоятельно изучить правила внутреннего распорядка, технологический процесс, инструкции и иную документацию, посмотреть ролики от наставников.

• Контролировать работу и уровень знаний сотрудников. Для этого разрабатываются тесты, анализируются показатели.

• Настроить систему оплаты труда. Кадровики и бухгалтеры не будут выслушивать претензии недовольных сотрудников. Система рассчитает премии и надбавки по алгоритмам, которые в нее заложены

• Контролировать уровень активности. Это касается времени вне работы: посещений спортзала, лекций. Анализ помогает лучше разбираться в потребностях персонала и помогает собрать удачный соцпакет.

• Уволить сотрудника. При этом закрыть доступ к программам, собрать полный пакет бумаг для прекращения трудовых отношений.

Среди основных функций цифровизации:

• Поиск и прием на работу новых сотрудников с возможностью определения их навыков, знаний и адаптации на первоначальном этапе

• Создание имиджа работодателя. Высококвалифицированные специалисты с доверием относятся к компаниям, у которых автоматизирован подбор и прием на работу

• Автоматизация расчетов и аналитики.

С внедрением HRM-систем уменьшается нагрузка на отдел кадров в вопросе подбора персонала, учета рабочего времени. Для компаний, испытывающих необходимость в подборе новых сотрудников, имеется информация из проверенных источников (например, от hh.ru) о специалистах, которые готовы приступить к работе.

Кому необходимо внедрять

Компании с большим количеством рабочих мест быстрее сталкиваются с проблемой загруженности в работе специалистов, занимающихся подбором и контролем за деятельностью сотрудников. Это не значит, что малым фирмам не требуется автоматизация управления персоналом. Просто им сложнее решиться на перемены. Однако, попробовав преимущества использования специальных программ, они уже не откажутся от этого.

Обобщенный портрет организаций, пользующихся автоматизированной системой управления персоналом:

• Вид деятельности — любой (производственная, торговая, сфера услуг и проектирования, строительство, сети общественного питания).

• Численность работников — чаще, большая.

• Система оплаты труда — смешанная. По некоторым должностям окладно-премиальная, по другим — сдельно-премиальная, зависящая от определенных показателей.

• Структура предприятия — наличие головного офиса и территориальных подразделений.

• Стиль управления — связан с применением новейших достижений науки и использованием современных сервисных возможностей.

• Потребность в кадрах — постоянный спрос на высококвалифицированные кадры.

• Кадровая политика — привлечение лучших кадров и постоянное совершенствование их навыков и знаний.

Плюсы и минусы

Преимущества после внедрения:

• Наглядные схемы. С первых дней работы будут выстроены алгоритмы действий каждого сотрудника, станет понятной и открытой система управления.

• Открытость в распределении зон ответственности, что позволит определить, кто и на каком этапе совершил ошибку и должен исправить ее.

• Автоматизация уведомлений. У двери кабинета отдела кадров и бухгалтерии не будет скапливаться очередь, чтобы задать вопрос, получить ответ в устной форме, а также справки и бланк анкеты.

• Сокращение временных затрат. Специалисты смогут совершенствоваться в профессии, освободившись от рутинных процессов.

• Организация хранилища. Документы будут храниться в электронном архиве, а доступ для сотрудников к ним будет разграничен в зависимости от занимаемой должности.

Есть и недостатки цифровизации:

• Дополнительные затраты при внедрении. Несмотря на то, что со временем они окупятся, изначально на эти цели нужно сформировать бюджет.

• Обучение сотрудников. Пользователи должны изучить правила работы с программой, практиковаться, чтобы не сделать ошибок, которые в дальнейшем будут тормозить работу.

• Временные затраты на предварительную подготовку. Перед автоматизацией нужно четко определить алгоритмы каждого процесса, составить их перечень и вывести взаимосвязь.

Минусов намного меньше, поэтому количество организаций, применяющих в работе специальные программы, растет.  

Виды систем

Все HRM-системы можно разделить на несколько групп исходя из состава функций:

• Расчетные. Они создаются для специалистов, занимающихся расчетом заработной платы, листков временной нетрудоспособности, отпускных и премиальных выплат. Здесь можно автоматически рассчитать сумму по любому из оснований, страховые взносы и сформировать регламентированную отчетность по НДФЛ и взносам

• Учетные. Программы созданы для автоматизации кадрового делопроизводства. Здесь предусмотрены документы на прием/увольнения сотрудников, для разработки штатного расписания, оформления отпусков

• Учетно-расчетные. Объединяют в себе задачи расчетчика заработной платы и кадровое делопроизводство

• С неполной функциональностью HR-процессов. В них можно заниматься подбором персонала, разрабатывать системы мотивации, формировать кадровый резерв

• Полнофункциональные. Используются руководителями всех уровней и включают дополнительную функцию по формированию HR-аналитики.

Выбор зависит от задач, которые предприятие ставит перед системой.

Как автоматизировать управление персоналом

Кадровое делопроизводство — один из сложных участков, где требуется участие программного обеспечения. Задача программ для управления персоналом оптимизировать, усовершенствовать процесс, автоматизировать обработку данных. Перед роботизацией необходимо провести кадровый аудит и определить необходимый набор функций, отчетности и иных факторов, чтобы правильно выбрать систему.

Далее требуется выбрать вариант автоматизации. Например, одна строительная компания применяет способ оставления отпечатков пальцев, чтобы контролировать время работы строителей, допуска и перемещения по объектам.

Недостаточно собрать сведения с помощью сканеров и иных устройств. Нужно систематизировать и обработать информацию. Это также нужно продумать до начала процесса внедрения программного продукта.

С чего начать

Перед приобретением программы руководитель должен задать себе несколько вопросов и действовать, согласно алгоритму:

• Обозначить перечень задач, которые должны быть решены в результате внедрения проекта.

• Выработать требования к продукту.

• Собрать совещание со специалистами, которые имеют отношение к работе с персоналом: подбор, оформление на работу, начисление выплат, оценка труда.

• Выбрать систему по результатам предыдущих действий.

• Провести переговоры в IT-специалистами.

• Рассчитать бюджет.

• Сделать окончательный выбор.

Помимо расходов на приобретение, потребуются деньги на установку, настройку и обучение.

Как выбрать систему

Здесь также предлагается ответить на ряд вопросов, чтобы понять, какой программный продукт будет удовлетворять потребности компании:

• Нужна ли программа в принципе или это — дань моде?

• Сможет ли она решить проблемы?

• Цель участия в проекте

• Какие задачи будут поставлены перед системой?

• Каков выделен бюджет?

• Какой результат ожидается?

На основании этих критериев можно начинать подбор нужной программы и проводить беседу со специалистами.

Какие документы нужны

Автоматизация управления персоналом — это обычный проект, требующий подготовить стандартную документацию:

• Техническое задание. Оно включает в себя подробное описание процессов, способ получения данных, формы бланков первичных документов и отчетности. Сюда могут быть прикреплены схемы взаимодействия процессов и движения документов в процессе кадрового документооборота. От качества разработки ТЗ зависит конечный результат.

• Бюджет. В документе прописывается стоимость каждого этапа, включая разработку, стоимость оборудования, на котором будет работать система, установку, настройку, подготовку к работе и обучение персонала. В процессе эксплуатации придется платить за обслуживание системы.

• План-график. Это расписание работ в процессе разработки, в котором отводится время на подготовку, проектирование, внедрение. Сюда же включают предварительный аудит, обучающие семинары.

Показатели каждого документа анализируются, сопоставляя плановые показатели с фактическими.

Как оценить результат автоматизации

Проект завершен. По каким критериям можно определить, какой результат он принес?  Для оценки существует несколько показателей:

• Срок, за который затраты окупятся.

• Рентабельность внутри компании.

• Чистая текущая рентабельность.

Также экономисты рассчитывают ROI (эффект от инвестирования). Если говорить проще, то нужно сравнить трудовые и временные затраты до и после внедрения системы, насколько быстро можно получить нужную информацию, удалось ли наладить эффективные коммуникации.

Вывод

Автоматизированная система управления персоналом — это программа, которая берет на себя часть бизнес-процессов и управляет ими без участия человека. Автоматизация управления персоналом актуальна в первую очередь для крупных компаний, хотя к ней прибегает и малый бизнес. На нее требуются первоначальные вложения. Но в дальнейшем они окупаются, если правильно подобрана программа и определен конечный результат от ее установки и использования.